Das Arbeiten von Zuhause war für viele Menschen ein Traum, mit dem sie Flexibilität und weitere Vorteile verbunden haben. Damit das Home-Office funktioniert, braucht es jedoch mehr als einen Schreibtisch. Die Technik zuhause und im Unternehmen muss stimmen, damit das Arbeiten reibungslos funktioniert.
Auch wenn die Arbeitssituation in vielen Unternehmen mobiler geworden ist, müssen die Menschen als Team weiter im Kontakt bleiben. Gerade das fällt jedoch schwer, wenn Rituale wie beispielsweise die gemeinsame Kaffeepause nicht mehr so unkompliziert möglich sind. Gerade für Unternehmen, in denen Informationen für alle jederzeit zugänglich sein müssen, sind Lösungen in der Cloud sinnvoll. Die IT-Infrastruktur des Unternehmens ist besonders wichtig, damit die Daten überall sicher sind und gleichzeitig das Team stets im Kontakt untereinander bleibt.
Telefon – überall erreichbar mit einer Cloud Telefonanlage
In vielen Berufen gehört die telefonische Erreichbarkeit dazu. Ebenso muss es für die Mitarbeiter möglich sein, von jedem Ort sicher zu telefonieren. Dabei sollte nicht die private Nummer zum Einsatz kommen. Die modernste Variante für einen vielseitigen Betrieb sind dabei Cloud Telefonanlagen. Eine Cloud Telefonanlage der Deutschen Telefon bietet für Unternehmen und ihre Anforderungen verschiedene Lösungen. Wichtiges Merkmal ist die ortsunabhängige Voice Over IP-Telefonie, kurz VoIP.
Was ist VoIP?
Diese Technik ermöglicht den Mitarbeitenden zwischen Büro und Homeoffice ohne Einschränkungen zu wechseln. Über diese Technik lassen sich laufende Gespräche an Kollegen an anderen Orten weiterleiten. Auch im Urlaub lassen sich die eingehenden Anrufe einfach umstellen. Diese Flexibilität fordert von der Technik einiges, denn die Sprachqualität muss zu jeder Zeit hervorragend sein. Bei der Internettelefonie geht der Anruf nicht über einen analogen Telefonanschluss, sondern über einen Breitband-Internetanschluss. Sprachsignale werden als Datenpakete über das IP-Netzwerk übertragen. Die sensiblen Informationen über den Anrufer und den Empfänger sendet die Technik als Meta-Informationen. Über das Session Inititiation Protocol (SIP) wird die Verbindung aufgebaut und beendet. Das Real-Time Transport Protocol (RTP) ist für das Übertragen der Sprache verantwortlich. Die Technik über das IP-Netz ist energie- und kostensparend und gehört aus diesem Grund zum aktuellen Standard. Ein weiterer Vorteil ist die stärkere Leistungsfähigkeit des IP-Netzes.
Wie funktioniert der Anschluss?
Die richtige Konfiguration der cloudbasierten Telefonanlage ist das Kernstück. Hier profitieren Unternehmen von einem individuellen Service wie beim Unternehmen Deutsche Telefon, da sie bei allen Problemen von einem zuständigen Experten beraten werden, damit das Problem zeitnah behoben wird. Schließlich können veränderte Arbeitssituationen neue Lösungen notwendig machen. Das Telefon lässt sich entweder mit einem Kabel oder über den Funkstandard DECT an die Internetleitung anschließen. Jeder Teilnehmer hat eine SIP-Adresse, die sich mit einer E-Mail-Adresse vergleichen lässt. Das Netzprotokoll ermöglicht es den Nutzern, ihre Daten in geschützten Netzen zu senden und zu empfangen. Jeder Nutzer behält seine Adresse, egal an welchem Ort er sich befindet. Das ist gerade für Unternehmen mit flexiblen Arbeitsplätzen ideal und sicher. Lediglich eine Internetverbindung mit der notwendigen Bandbreite wird hierfür benötigt.
Professionelle Programme ermöglichen unkomplizierte interne Kommunikation. Es gibt Funktionen wir Chats oder gemeinsame Konferenzen, bei denen die Teams sich austauschen können. Wenn das Team wächst, lässt sich die Anlage ohne Probleme erweitern.
Wie wird wo angerufen?
Der Nutzer gibt wie bei jedem Telefonat die Nummer seines gewünschten Gesprächspartners ein. Diese Nummer wird an den verbundenen SIP-Server gesendet. Von dort geht die Information an den SIP-Server, der zu der Nummer des anderen Anschlusses gehört. Dieser SIP-Server gibt nun das Signal zum Klingeln. Da all diese Schritte schnell geschehen, lässt sich kein Unterschied zu einem klassischen Telefonat feststellen.
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Was ist ein Softphone?
VOIP lässt sich mit einem klassischen Telefon nutzen. Ebenso ist es möglich, dass ein Telefon über eine Software imitiert wird. Die Zugangsdaten werden dabei nicht im Router gespeichert. Stattdessen speichert die Software die Daten. Sobald der Computer Zugang zum Internet hat, lässt sich das Softphone mit einem Headset nutzen. Gerade wer parallel zum Gespräch Daten aufnimmt oder einen Bericht zum Gesprächsverlauf aufnehmen soll, profitiert hiervon.
Auch ein Smartphone lässt sich als Softphone nutzen. Über eine App lässt sich alles auf dem Smartphone konfigurieren. Im Anschluss ist das Smartphone als Softphone durch das Mobilfunknetz an jedem Ort per VoIP-Telefonie einsatzbereit.
Mehrere Geräte nutzen
Die Anschlüsse lassen sich problemlos auf mehreren Geräten konfigurieren. So kann ein Mitarbeitender beispielsweise den Anschluss sowohl über seinen Standcomputer, seinen Laptop sowie sein Smartphone hierfür nutzen. Selbst bei technischen Problemen an einem der Geräte bleibt der Mitarbeitende so über eines der anderen Geräte erreichbar.
Was ist mit Hackern?
Der Schutz von personenbezogenen und vertraulichen Daten ist für das Vertrauen der Kunden zu einem Unternehmen wichtig. Angriffe von Hackern müssen zuverlässig abgewendet werden. Regelmäßige Updates und eine professionelle Einrichtung der Hardware gehören zu den wichtigen Punkten bei der IT-Sicherheit. Wer Homeoffice anbietet, muss bereits aufgrund der Sicherheit Arbeitsgeräte stellen. Bei privaten Geräten verliert das Unternehmen die Kontrolle über die Schutzmaßnahmen.
Wer hier sein Gerät nicht regelmäßig auf den neuesten Stand bringt, sorgt für Lücken im Sicherheitsschutz des Unternehmens. Daher sollten sowohl Smartphone als auch Laptop und Computer Arbeitsgeräte sein, deren Wartung professionell über das Unternehmen läuft. Hier lässt sich die notwendige Sicherheitssoftware installieren, eventuelle Sperren einbauen und die Wartung über eine zentrale Stelle ausführen. Ebenso gilt das für Speichermedien. Auch diese sollten Arbeitsgeräte sein und ausschließlich an den Arbeitsgeräten zum Einsatz kommen. Denn auch hier besteht das Risiko, dass beispielsweise ein USB-Speicher über das Nutzen an einem nicht gut gesicherten PC einen Virus auf das Arbeitsgerät überträgt.
Richtlinie für Passwörter
Wichtig für die Sicherheit des Unternehmens sind die Passwörter. Sinnvoll ist eine Richtlinie des Unternehmens für Passwörter. Mögliche Bestandteile sind hier:
- ein Passwort pro Zweck
- minimale Länge
- Verwendung von Sonderzeichen und Groß- und Kleinschreibung
Gerade die Regel ein Passwort pro Anwendung ist ein wichtiges Sicherheitskriterium. Ein Nutzer sollte sowohl für unterschiedliche Geräte als auch für einzelne Programme auf den Geräten verschiedene Passwörter nutzen. Sollte ein Hacker so ein Passwort knacken, hat er lediglich den Zugriff auf ein Gerät oder eine Anwendung.
Professionelle Lösungen nutzen
Bei allen Cloudanwendungen sollten Unternehmen unbedingt auf ein professionelles Unternehmen setzen. Diese bieten kompetente Sicherheitslösungen, wobei die Unternehmen von der Expertise nachhaltig profitieren. Schließlich sind die Systeme bereits so konfiguriert, dass sich das Unternehmen einige Anfängerfehler und Hürden in diesem neuen Bereich sparen kann und seine Arbeit konzentriert und sicher schafft.
