Die digitale Stempeluhr für das Unternehmen

Modernes ZeiterfassungsystemFoto: pixabay.com / u_h0yvbj97

Seit 2019 ist es Pflicht, dass Arbeitgeber ein Zeiterfassungssystem einführen müssen. Doch nicht nur rechtlich ist eine digitale Stempeluhr sinnvoll, sondern auch im Arbeitsalltag profitieren Sie von vielen Vorteilen. Wir erklären Ihnen, was die digitale Arbeitszeiterfassung bringt und worauf Sie dabei achten sollten.

Was muss das Unternehmen bei der Zeiterfassung berücksichtigen?

Mit einer digitalen Stempeluhr stellen Arbeitgeber ein zugängliches, verlässliches und objektives Zeiterfassungssystem zur Verfügung. Dabei müssen Sie stets gewährleisten, dass alle Anforderungen des Datenschutzes eingehalten werden, schließlich wird dabei mit privaten Daten gearbeitet. Zudem wurde 2020 entschieden, dass die Einführung eines solchen Systems auch ohne eine individuelle gesetzliche Regelung erfolgen muss. Alle Arbeitgeber sind somit verpflichtet, die Arbeitszeiten genau festzuhalten.

Vorteile der digitalen Stempeluhr

Die lückenlose Erfassung der Arbeitszeit ist nicht nur für alle Mitarbeiter, sondern auch das Unternehmen selbst sinnvoll. Im Vordergrund steht dabei nicht die Kontrolle der Arbeitnehmer, sondern es geht um eine faire Abrechnung der Entgelte, ein flexibles Abwesenheitsmanagement und mehr Transparenz. Das birgt Vorteile für beide Seiten und steigert insgesamt sogar die Arbeitszufriedenheit. Im Folgenden alle Vorteile einer digitalen Stempeluhr:

Schneller Zugriff auf Daten

Statt analoge Stundenzettel abzuarbeiten, profitieren Sie von nun an durch die digitale Vorlage der Arbeitszeiten. So müssen die Arbeitszeiten nicht erst manuell ins System übertragen werden, sondern liegen bereits digital vor und zur Weiterverarbeitung bereit.

Genaueste Kalkulation

Durch eine digitale Stempeluhr können Sie die erhobenen Daten auch für die Auftragskalkulation einsetzen. Eine seriöse Kalkulation ist ohne valide Daten über den Zeitaufwand meist überhaupt nicht möglich.

Alte Stechur aus den 1950er Jahren in blau
Foto: pixabay.com / MichaelGaida

Vermeidung von Konflikten

Eine sehr strenge Kontrolle der Arbeitszeiten mindert die Motivation der Mitarbeiter und wirkt sich negativ auf das Betriebsklima aus. Daher sollten sich die Arbeitnehmer nicht überwacht führen, sondern die digitale Stempeluhr als transparente Lösung ansehen. So wird nämlich kein Mitarbeiter ausgenutzt, Überstunden werden exakt festgehalten und die eigene Arbeitsleistung kann valide nachgewiesen werden. So lohnt sich die Zeiterfassung für beide Seiten.

Rechtssicher

Die digitale Zeiterfassung schützt Sie vor unbeabsichtigten Verstößen gegen das Mindestlohngesetz. Dieses greift vor allem, wenn Sie Arbeitnehmer, kurzzeitig Beschäftigte oder Minijobber anstellen, die kaum mehr als den gesetzlichen Mindestlohn verdienen. In allen anderen Fällen dient der digitale Nachweis dafür, dass nicht gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen wird.

Berechnung der Überstunden

Der größte Vorteil für alle Arbeitnehmer besteht bei einer digitalen Stempeluhr darin, dass alle geleisteten Arbeitsstunden inklusive Überstunden immer detailliert dokumentiert werden. Wird die Zeiterfassung über ein Online-Tool gelöst, dann können die Mitarbeiter ihr Arbeitszeitkonto von überall aus einsehen und Überraschungen am Monatsende werden vorgebeugt.

Eine angefallene Mehrarbeit kann so einfach gehandhabt werden: Überstunden werden entweder in das nächste Geschäftsjahr übernommen oder verfallen. Zudem können die Mitarbeiter darüber direkt einen Überstundenabbau buchen und sich somit freie Tage erarbeiten.

Die Work-Life Balance wird verbessert

Wenn die Arbeitszeiten nicht gemessen werden, dann wird laut Studien in der Regel eher zu viel als zu wenig gearbeitet. Psychische Erkrankungen und Burnouts sind ein großes Problem von zu hoher Arbeitsbelastung. Durch eine digitale Stempeluhr werden die Arbeitszeiten geregelt und sind immer übersichtlich verfügbar. So wird eine gesunde Work-Life Balance garantiert und es wird schnell ersichtlich, wenn Mitarbeiter durch einen zu hohen Arbeitsumfang überfordert sind.

Berücksichtigung von Urlaubsplanung und Fehlzeiten

Darüber hinaus vereinfacht eine Software für die Zeiterfassung auch die Planung von Abwesenheiten. Mögliche Engpässe werden schon beim Erstellen eines Urlaubsantrages angezeigt, sodass sofort darauf reagiert werden kann.

Die Einführung einer digitalen Stempeluhr lohnt sich also sowohl aus Arbeitgeber als auch aus Arbeitnehmersicht. Profitieren Sie von den vielen Vorteilen und halten Sie alle gängigen rechtlichen Vorgaben ein.

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