Ein Tagungshotel richtig auswählen

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Ein Tagungshotel sollte immer drei Funktionen vereinbaren, eine gute Tagungs-, Seminar- und Arbeitsatmosphäre sowie angenehmes Übernachten und Bewirten. 

Tagungshotels werden von den Gästen aufgesucht um konzentriert arbeiten zu können. Die Anforderungen der Organisatoren sind sehr verschieden ob es Kongresse, Konferenzen, Meetings, Schulungen, Seminare, Tagungen, Weiterbildung oder Workshops sind, die durchgeführt werden müssen. Auch die Anzahl der Teilnehmer oder die Zielgruppe bestimmt die Auswahl eines geeigneten Hotels. Eine Veranstaltung für Motorrad-Händler erfordert ein ganz anderes Umfeld als ein Seminar für Heilpraktikerinnen die indianische Naturmedizin anwenden. Soll ein begleitendes Social-Programm durchgeführt werden oder nicht? Welches Budget steht zur Verfgung und ist ein Hotel für den geplanten Events. Heute sind das nicht mehr nur die Räume und die Präsentationstechnik. Stellen Sie sich bitte nur vor, sie halten ein Seminar für IT-Entwickler ab und im Hotel gibt es kein leistungsfähiges LAN und WLAN.

Neben den Budget Hotels, der Luxusklasse oder den Holiday-Betrieben hat sich seit einigen Jahren die Klasse der Tagungshotels herausgebildet. Sie haben ihre Hotelinfrastruktur und den -ablauf an den Anforderungen der Veranstalter angepasst. Das fängt schon mit Kleinigkeiten an, ein Eincheckvorgang muss, wenn es schnell gehen und angenehm für den Gast sein soll, ganz anders organisiert sein, wenn eine Gruppe fast gleichartiger Teilnehmer zum selben Zeitpunkt eintrifft.

Sicher, gerade für Veranstaltungen, die eine konzentrierte ablenkungsfreie Arbeitsatmosphäre benötigen, bieten sich Tagungshotels im ländlichen Raum an. Wobei, hier ist immer, je nach Höhe des Autofahreranteils der Teilnehmer, darauf zu achten, dass das Hotel verkehrsgünstig gelegen ist und die Anfahrtswege für alle Teilnehmer möglichst kurz sind. Gerade Hamburg als attraktive und verkehrgünstig gelegene Metropole hat sich einen guten Ruf als Tagungsstadt erarbeitet. Gerade auch, weil Hamburg viele Locations und Aktivitäten für ein Beiprogramm bietet. Ein  Tagungshotel Hamburg wird einen Veranstalter diesbezüglich zumeist gut beraten und unterstützen können. Wer nicht ganz im Trubel der Metropole seine Veranstaltung abhalten möchte findet in Metroregion interessante Alternativen.

Die Veranstaltungsräume und Pausenzonen für Seminare und Tagungen sollten funktionsgerecht für die Gruppengrößen sein und gleichzeitig eine Mischung von öffentlich und intern ermöglichen. Das schafft für die Teilnehmer ein angenehmes Umfeld. Die Gastronomie des Hotels muss das Bankett-Catering beherrschen. Pausen werden nicht immer exakt eingehalten oder die Essen fangen verspätet an. Das sind Herausforderungen, die Service und Küche routiniert meistern müssen und sehr viel zu der Zufriedenheit der Tagungsgäste beitragen.

Erfahrene Organisatoren prüfen stets im Vorfeld, welche Erfahrungen ein Tagungshotel hat und welche Kundenreferenzen es bereits besitzt. Ein letzter Hinweis sei erlaubt. Sorgfältige Planung ist die Grundlage für Tagungserfolg. Dabei kann Ihnen ein professionelles Tagungshotel stets helfen. Allerdings, die zeitlichen Vorläufe sollten dabei beachtet werden.

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