Veranstaltungen, Tagungen, Meetings und Events erfordern professionelle Konzeption, Planung, Abwicklung von Betreuung. Wer sich auf Auftraggeberseiteeinmal damit beschäftigt hat, weiß, sie sind auch ganz große Zeitfresser, denn eine sorgfältige Planung bindet viel Personalkapazität, erfordert viele interne und externe Abstimmungsgespräche sowie eine umfangreiche Korrespondenz. Außerdem, man braucht Erfahrung in der Abwicklung vor und während der Veranstaltung. Selbst kleine Fehler können ins Auge und im schlimmsten Fall wird eine Veranstaltung dadurch zum Flopp.
Deshalb nutzen immer mehr Unternehmen, Institutionen und Organisationen als professionelle Dienstleister Eventagenturen. Den wichtigsten Faktor stellen sie aber selbst zur Verfügung: Zeit. Denn wenn Events perfekt werden sollen, dann ist eine ausreichend lange Vorlaufzeit unabdinglich.
Die halbe Miete – ein genaues Briefing
Ganz wichtig für eine Eventagentur ist ein genaues Briefing. Soll ein Event im Full-Service oder sollen nur Teilbereiche geplant werden? Unabdinglich ist es den Anlass, Umfang, Ort der Veranstaltung, die Zielgruppe der Teilnehmer, die Kommunikationsziele der Veranstaltung und ein konkretes Budget zu definieren. In diesem Stadium sollte der Auftraggeber ebenfalls geklärt haben, welche Ansprechpartner mit welchen Zeitbudgets den Event intern planen und unterstützen können. Hier sind Verantwortungen und Kompetenzen klar zuzuweisen.
Event in Hamburg: ABSOLUT Vodka Night 2015 Foto: ganz-hamburg.de
Warum Events?
Kreativität ist gut schön, nur sie sollte sich zielgerecht entfalten können, sie ist kein Selbstzweck und dient auch nicht der Selbstverwirklichung bzw. dem Sammeln von Erfahrungen von Mitarbeitern. Gerade das unmittelbare Erleben erzeugt echte Emotionen, vermittelt Erfahrungen und Nähe. Es gilt einzigartige Momente, die begeistern, für eine Marke oder ein Unternehmen zu schaffen. Gerade in unserer digital geprägten Lebenswelt wird Live-Kommunikation immer wichtiger und ist ein bedeutendes Alleinstellungsmerkmal.
Hamburg das kreative Hoch im Norden
Hamburg hat eine besonders vielfältige und kreative Eventagenturlandschaft. Ein Blick ins Branchenbuch verrät, insgesamt 456 Agenturen sind unter diesem Stichwort zu finden. Von kleinen und manchmal auch tapferen Einzelkämpfer bis hin zu Agenturen, die Teil von großen Netzwerken sind. Gerade wenn es um kreative Markeninszenierungen geht, die Events auch mit Online-Aktivitäten verknüpfen sind Hamburger Eventagenturen wie zum Beispiel EAST END im Spitzenfeld zu finden.
Die jahrhunderte alte Tradition einer Kaufmannsstadt ist auch in der heutigen kreativen Handschrift vieler Hamburger Eventagenturen zu spüren. Ihr Credo lautet: Es muss sich rechnen, zielgerichtet und nicht aus einer Haltung L’art pour l’art gemacht sein. Gerade Hamburger Agenturen haben sich den Ruf, besonders professionell und verlässlich zu sein, erarbeitet. Für Auftraggeber ist das oft ein Must bei der Vergabe von Etats, denn es schafft Sicherheit.
Die Hansestadt bietet sich auch als Location für Events geradezu an auch wenn sie in einem heftigen Wettbewerb mit Berlin, das mit dem Hauptstadtbonus hausieren geht, steht. Viele interessante und ungewöhnliche Veranstaltungsorte, der Hafen, die Alster, St. Pauli, ausgefallene Clubs, eine sehr leistungsfähige Hotellerie und eine gute Verkehrssanbindung sind dabei die Hamburger Trümpfe.
Der Wettbewerb ist hart, denn selbst jährlich wiederkehrende Events werden zumeist von den Auftraggebern immer wieder neu ausgeschrieben. Eine Agentur die nicht Kreativität mit professioneller Abwicklungsqualität und hundertprozentige Budgettreue verbinden kann, hat es schwer im Markt und wird als Eintagsfliege enden.
