Mietnebenkosten: Was darf der Vermieter abrechnen?

Albauwohnung in EppendorfAltbau-Wohntraum in der Eppendorfer Landstraße © ganz-hamburg.de

Mietnebenkosten, auch die zweite Miete genannt, sie ein häufig ein beträchtlicher Kostenfaktor. Doch es gibt Schutz gegen überhöhte Abrechnungen.

Kurz vor Jahresende stehen einige Vermieter unter Stress. Denn die Mietnebenkostenabrechnung für das letzte Jahr muss spätestens am Silvestertag beim Vermieter ankommen. Platzt dieser Termin, kann der Eigentümer der Immobilie sogar auf den Kosten sitzen bleiben. Doch Terminstress ist selten ein guter Partner. Es kommt schneller zu Fehlern. Zugleich gibt es um die sogenannten Nebenkosten, die eigentlich Betriebskosten sind, ohnehin immer wieder Streit. Denn wie bei kaum einem anderen Vertragspunkt zwischen Vermieter und Mieter gibt es auf beiden Seiten Fehlannahmen. Das führt häufig sogar dazu, dass Mieter die Nebenkostenabrechnung von Profis prüfen lassen. Zeit für etwas Klarheit.

Wann muss die Mietnebenkostenabrechnung vorliegen?

Viele Vermieter lassen sich viel Zeit, bis sie die Kosten ausgerechnet und für die einzelnen Wohnungen umgelegt haben. Das dauert teilweise sehr lang. Doch rechtlich ist der Termin klar geregelt: Die Mietnebenkostenabrechnung muss spätesten zwölf Monate nach Ende des maximal zwölfmonatigen Abrechnungszeitraums vorliegen.

Bei den meisten Verträgen handelt es sich bei dieser Zeitspanne um das Kalenderjahr. Es gibt jedoch auch andere Abrechnungszeiträume. In beiden Fällen muss das Resultat spätestens volle zwölf Monate später vorliegen. Konkret: Rechnet ein Vermieter von Oktober bis September ab, muss er die tatsächlich angefallenen Betriebskosten bis zum 30.09. des Folgejahres dem Mieter in nachvollziehbarer Form abrechnen.

Eine Verspätung ist für den Vermieter äußerst kritisch. Denn ein Verzug bedeutet: Der Mieter muss nicht zahlen! Bei einem vermuteten Guthaben kann der Mieter hingegen sogar klagen. Ob eine gerichtliche Auseinandersetzung dem Mietverhältnis förderlich ist, darf jedoch bezweifelt werden.

Wichtig: Der Mieter muss nicht alle Unterlagen in Kopie oder Original erhalten. Es muss nur die Abrechnung vorliegen. Der Vermieter muss jedoch alle relevanten Belege zur Einsicht bereithalten. 

Was gilt: Gesetz oder Vertrag?

Die umlegbaren Betriebskosten sind durch Gesetz und Rechtsprechung inzwischen klar definiert. In vielen Mietverträgen finden sich jedoch Kosten, die davon abweichen. Was gilt dann? Die Antwort ist: beides. Denn der Vermieter darf nur das abrechnen, was rechtlich zulässig ist. Er darf jedoch nichts abrechnen, was nicht im Mietvertrag explizit aufgeführt ist. Das heißt: Der Mieter muss nur für die Ausgaben zahlen, die rechtlich zulässig und im Vertrag fixiert sind. Fehlen zum Beispiel die Kosten für die regelmäßige Thermenwartung, kommt allein der Vermieter für diese auf.

Nebenkostenabrechnung: Welche Betriebskosten darf der Vermieter umlegen?

Doch für welche Kosten muss der Mieter wirklich aufkommen? Aufschluss gibt eine Pi-mal-Daumen-Regel: Der Vermieter darf alle Ausgaben abrechnen, die für den reibungslosen bestimmungsgemäßen Betrieb laufend erforderlich sind. Das klingt umfassend, relativiert sich jedoch schnell. Denn „laufend“ ist der entscheidende Begriff. Damit fallen alle Ausgaben aus dem rechtlichen Rahmen heraus, die nur einmalig bzw. nicht regelmäßig anfallen. Auch hier haben Gesetz und Rechtsprechung klare Eckpfeiler gesetzt. Somit dürfen Vermieter nur Kosten abrechnen für zum Beispiel:  Müllgebühren, Trinkwasser, Straßen- und Hausreinigung, Gartenpflege, Aufzugswartung, Schornsteinfeger, TV-Empfang, Licht, Gebäudeversicherungen, Grundsteuer (nach noch geltender Rechtslage) und Heizung. Kurz: vertraglich vereinbarte Ausgaben für wiederkehrende und notwendige Arbeiten. Zusätzlich müssen die Ausgaben dem Gebot der Wirtschaftlichkeit entsprechen. Das bedeutet: Die Preise sollten in etwa marktüblich sein.

Ein besonderer Punkt sind Hausmeisterkosten. Zwar darf ein Vermieter einen Hausmeister bestimmen und auch die dadurch entstehenden Ausgaben als Betriebskosten auf die Mieter umlegen. Allerdings darf er die Kosten für die vom Hausmeister verrichteten Arbeiten wie Gehwegreinigung oder Gartenpflege nicht zusätzlich umlegen.

Durch die Bestimmung der erforderlichen und laufenden Kosten sind Einmalkosten als Betriebskosten ausgeschlossen. Das bedeutet: Alle Reparaturarbeiten oder eigene Verwaltungskosten sind nicht auf die Mieter umlegbar. Das betrifft insbesondere Kosten für eine Hausverwaltung, laufende Kredite oder die Kontoführung sowie weitere Versicherungen oder Anwaltskosten.

Abrechnungs- bzw. Verteilerschlüssel

Ebenfalls darf der Vermieter die Kosten für Leerstand nicht umlegen. In diesem Zusammenhang ist auch der Abrechnungsschlüssel von Bedeutung. Denn grundsätzlich gilt: Betriebskosten sind auf den Mieter anteilig nach Wohnfläche umzulegen. Damit kann zum Beispiel ein Leerstand keine Auswirkung auf die Nebenkosten für die anderen Mieter haben. Allerdings gibt es Ausnahmen von der Regel. Denn Kosten für Wasser (außer bei eingebauten Zählern), Abwasser und Müll darf der Vermieter auch pro Kopf, also pro Bewohner berechnen. Finanziert der Vermieter die Heizkosten vor, ist dagegen zwingend der tatsächliche Verbrauch zu ermitteln. Nur in Ausnahmen darf die Wohnfläche zu einem bestimmten Anteil in die Abrechnung einfließen. Mit diesem Wissen lassen sich auf Seiten des Vermieters fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen und auf Seiten des Mieters Missverständnisse vermeiden.

Mietnebenkosten – Kostentreiber

Generelle Kostentreiber bei den Mietnebenkosten sind Fahrstühle (hohe Wartungskosten), Schwimmbäder (Service + Betrieb) und Saunaeinrichtungen. Auch Grundstücke, die eine lange Straßenfront haben oder weitläufig mit Grünanlagen (Pflege) sind, sind Kostentreiber. Das sollten beim Anmieten bedacht werden. Außerdem, Kosten kennen meist nur eine Richtung, sie steigen.

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