Wie organisiert man einen Co-Working Day in Hamburg?

Co-Working ZoneCo-Working im We Office Axel-Springer-Platz Hamburg © Norbert Schmidt

Einen Co-Working Day zu organisieren ist eine gute Gelegenheit, neue Menschen kennenzulernen und sich mit anderen Gemeinschaften zu verbinden.

Doch zuerst einmal, was ist ein Co-Working Day?

Co-Working steht für das Nutzen von gemeinschaftlichen Flächen als Gemeinschaft und für den Austausch. Alle Personen der Gemeinschaft nutzen die Internetverbindung in den Räumen und tauschen Wissen aus. Durch die unterschiedlichen Fähigkeiten verschiedener Personen können Arbeitsschritte vereinfacht werden. Aber nicht nur das, viele Freelancer, Start-ups und auch Journalisten nutzen einen Co-Working-Space, um nicht alleine arbeiten zu müssen. Von Anfang an war es das Ziel, ein Miteinander zu kreieren und nicht alleine zu Hause arbeiten zu müssen.

Ein Co-Working-Space ist somit eine Räumlichkeit, in der Schreibtische flexibel gebucht werden können. Eine Art Gemeinschaftsbüro, in dem das Internet ebenfalls zur Verfügung gestellt wird. In einem Co-Working-Space können die unterschiedlichsten Personen aus den verschiedensten Fachbereichen zusammentreffen und jeder kann von jedem profitieren. Nicht nur das ist etwas Positives. Das Miteinander verbindet eine Gemeinschaft und stärkt diese in vielerlei Hinsicht. Um nun einen Co-Working Day zu organisieren, ist gute Planung mehr als wichtig. Ein PDF zu erstellen und dieses in Word zu speichern ist sehr einfach. Besuchen Sie diesen Link für das Tool.

Es gibt auch einen internationalen Co-Working Day

Entstanden ist dieses Konzept des gemeinschaftlichen Nutzens eines Raumes zum Arbeiten im Jahre 1995. Jedes Jahr am 9. August wird international der Co-Working Day gefeiert. Ein Tag, an dem von vielen erkannt wird, dass in der Gemeinschaft vieles einfacher geht. Deswegen ist das Organisieren eines Co-Working Days in vielen Ländern zu diesem Zeitpunkt ein großes Thema.

Wie organisiert man jetzt den Co-Working Day?

Dienstag, der 9. August eignet sich hervorragend, um diesen Co-Working Day das erste Mal zu organisieren. Durch die internationale Aufmerksamkeit, welche sich auf diesen Tag richtet, ist es eine erfreuliche Abwechslung und die Möglichkeit, neue Arbeitsgemeinschaften kennenzulernen, ist gegeben. Somit ist es eine gute Gelegenheit als Organisator mit den verschiedensten Co-Working-Spaces Verbindung aufzunehmen und den Betreibern den Vorteil einer solchen Veranstaltung nahezubringen.

Einige Tipps, um den Prozess der Organisation zu vereinfachen

Diese Tipps können mittels PDF to Word gespeichert und jederzeit abgerufen werden:

Vorteile für den Co-Working-Space-Betreiber

Durch das zur Verfügung stellen des Co-Working-Space-Raumes kommen neue Menschen und lernen diesen Raum kennen. Nicht nur das Kennenlernen spielt hierbei eine Rolle, sondern auch das gratis Testen des Co-Working-Space an diesem Tag. Es bringt für den Betreiber neue Kunden und für neu eröffnete Räume ist es eine Möglichkeit, Fotos von Räumen voller Menschen zu präsentieren. Der Co-Working-Space -Betreiber kann somit nur von so einer Veranstaltung oder dem Event profitieren.

Wie erstellt man nun am besten so eine Veranstaltung?

Hat sich ein geeigneter Raum gefunden, kann das Co-Working Day Event erstellt werden. Dafür eignen sich Social-Media-Plattformen wie Facebook hervorragend. Mindestens 14 Tage vor dem Event sollte dieses bekannt gegeben werden. Für die Beschreibung des Events finden sich von vorherigen Events sicher einige Ideen im Internet.

Animation eines CoWorking Office Konzeptes
Anmutung der Regus-Lounge im Haus am Stieg in Hamburg am Jungfernstieg Bild: IWG plc

Bewerbung des bevorstehenden Events in verschiedenen Gruppen

Nachdem wie schon zuvor festgestellt, Facebook ein großartiges Medium ist, kann die Veranstaltung in verschiedenen Gruppen gepostet werden. In Facebook finden sich die diversen Gruppen von Start-Ups, digitalen Nomaden, Freiberuflern und Expats. Es empfiehlt sich dafür, einen Kommentar bei dem Post anzubringen, um den Admin dieser Gruppe das Freigeben des Posts zu erleichtern. Damit zeigt man, dass es sich nicht um eine Spam handelt. Auch Instagram, WhatsApp und Telegram sind Wege, um die Veranstaltung publik zu machen.

Das Hosting des Events

Hat sich ein Gastgeber für das Event gefunden, ist in der Werbung für dieses Event der Name des Gastgebers selbstverständlich zu erwähnen.

Die ankommenden Besucher sollten freundlich Willkommen geheißen und der Besitzer des Raumes vorgestellt werden. Es sollte nicht vergessen werden, dass Besucher über den ganzen Tag verteilt kommen werden. Das bedeutet, dass man selbst sowie der Gastgeber auch während dieser Zeit den Besuchern zur Verfügung stehen sollte. Das WLAN-Passwort sollte schon bei der Begrüßung an die Besucher ausgegeben werden, damit die Besucher den Raum auch wirklich testen können.

Weisse Schüsseln mit veganen Zutaten
Event Catering © Norbert Schmidt

Es erweist sich als sehr vorteilhaft, eine gemeinsame Mittagspause mit den Teilnehmern zu verbringen. Dies kann vor Ort geschehen oder in einem nahegelegenen Restaurant. Wichtig ist es, die ganze Zeit über freundlich mit den Besuchern umzugehen, damit sich jeder wohlfühlt. Das Essen und die Snacks sollten auch vegetarische/vegane Alternativen haben. Am Event-Catering Budget sollte man nicht sparen. Hamburg hat ganz tolle Event-Caterer. Sehr gut kommen auch Food Trucks an.

Fotos von der Veranstaltung (auf die Einverständniserklärung mit Aushang achten!) sollten in jedem Falle gemacht werden. Diese in den Social-Media gepostet sind erstens ein Beweis, dass das Event stattgefunden hat und zweitens kann alles dokumentiert werden mittels PDF to Word um es für eine spätere Veranstaltung nutzen zu können.

Für das Event muss nicht unbedingt ein Co-Working-Space gewählt werden

Zwar ist die Veranstaltung in einem Co-Working-Space sehr sinnvoll, doch ein solcher Event kann überall organisiert werden. Gerade in Hamburg gibt es unzählige Möglichkeiten, um Events zu organisieren. Wichtig sind nur Zugriff auf das Internet und einige Tische.

‍Orte, die sich ebenfalls für eine Veranstaltung eignen

Restaurant oder Café

Viele Restaurants und Cafés sind nicht so gut besucht und wissen es zu schätzen, ihren Bereich für solch ein Event zur Verfügung zu stellen. Es empfiehlt sich hier Orte zu wählen, die von Teleworkern positiv beurteilt werden.

Impressionen aus dem planten un blomen Park in Hamburg Blick auf den See von der Terrasse
Planten un Blomen Seeblick © Norbert Schmidt

Größere Grünanlagen oder Parks

Das hört sich seltsam an, aber funktioniert. In Parks und Grünanlagen findet man im Schatten gelegene Sitzgelegenheiten, die man für ein Treffen und Austauschen nutzen kann. Ob Planten un Blomen in der City, der Stadtpark in Winterhude oder der Altonaer Balkon mit tollem Elbblick. Eine Einschränkung gibt es, man ist leider wetterabhängig. Achtung: Zelte oder Pavillons dürfen nur aufgestellt werden, wenn man eine behördliche Genehmigung hat. Wer Open Air etwas plant sollte leistungsfähige Powerbanks dabei haben.

Hotels oder Hostels

Hotels, Hostels und Hotels bieten viele Veranstaltungsräume und Locations. Auch hier findet sich die Möglichkeit, einen Co-Working Day zu veranstalten. Eine gute Internetversorgung ist meistens gewährleistet. Der zweite Vorteil, Service und Catering ist professionell und kann einfach organisiert werden.

Start-up Büros

Gerade Start-Ups, die in ihren Anfängen sind, haben des Öfteren freie Räumlichkeiten. Diesen kann man ein Event vorschlagen. Start-ups können von einem Co-Working Day Event sehr profitieren. Das Event dient als Möglichkeit für Werbung für das Start-up und es die in Besucher von dem Start-up.

Der Hanseat – Der Party- und Veranstaltungszug der Hamburger Hochbahn kann gemietet werden © Norbert Schmidt

Ungewöhnliche Orte

Auch Parkhäuser, Garagen, Pop up Ladenflächen, eine Hafenbarkasse, Alsterdampfer oder den Der Hanseat, den Veranstaltungs- und Partyzug der Hamburger Hochbahn.

Das Fazit

Ist dieses Event gelungen, die Besucher haben sich wohlgefühlt und viel Neues erfahren, dann sollte das Event wiederholt werden. Ein solches Event kann in verschiedenen Co-Working-Spaces durchgeführt werden und jeder dieser Räume in Hamburg hätte dadurch seine eigene Werbung. Von einem Co-Working Day können viele Menschen profitieren und die Gemeinschaft sowie das Miteinander können gestärkt werden.

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