Events in Hamburg planen – was gehört dazu?

Hamburger HerbstempfangSponsorenboard bei einem Event Foto: V.N.E. Schmidt

Hamburg ist eine Stadt mit vielen Events. Von großen Festen wie dem Hafengeburtstag, dem Alstervergnügen oder dem Eppendorfer Landstraßenfest bis zu verschiedenen Messen ist alles dabei, was man sich als Bürger und Besucher wünschen kann. Auch wenn lautes Artikels auf Mopo.de zugegeben wurde, das die Besucherzahlen bei einigen Events mitunter etwas zu hoch angesetzt sind, steckt in solchen Events oftmals sehr viel Arbeit. Doch wie können solche Partys und Messen eigentlich vorbereitet werden. Hier werden einige wichtige Aspekte aufgegriffen und kurz erläutert.

Die Finanzierung stellt die wichtigste Hürde dar

Eine gute Idee allein sorgt noch nicht für ein tolles Event. Es ist hauptsächlich die Ausführung und finanzielle Planung, die aus einer Idee letztlich eine richtige Veranstaltung machen. Dabei sind folgende Aspekte sehr wichtig:

  • Finanzplanung: Zunächst müssen die voraussichtlichen Kosten für die Veranstaltungsfläche, Ordner, Sanitätskräfte und natürlich das Eventprogramm kalkuliert werden. Dabei ist es wichtig, stets mit einer kleinen Reserve zu planen, um später keine bösen Überraschungen zu erleben. 
  • Mittelbeschaffung: Selten wird ein Event komplett vom Träger finanziert. In den meisten Fällen suchen sich die Veranstalter Sponsoren. Das können regionale Unternehmen sein oder große international agierende Firmen, die mit ihrem Logo präsent sind. Ein Sponsoring kann zudem auch darin bestehen, Getränke oder Speisen kostenfrei zur Verfügung zu stellen.

Wenn die Finanzierung steht, ist der Grundpfeiler einer Eventplanung bereits geschafft. Dabei ist es jedoch wichtig, sich Gedanken um die Einbindung der Sponsoren in die Veranstaltung zu machen. Während große Banner oder Aufsteller nicht selten eher als merkwürdig wahrgenommen werden, haben sich Sponsorenwände laut multi-display.de seit vielen Jahren bewährt. Gerade bei Messen oder einer publikumsstarken Bühne auf Veranstaltungen können Sponsorenwände die Logos der Sponsoren unauffällig und trotzdem wirkungsvoll präsentieren.

Programmplanung – das Publikum begeistern

Ein weiterer wichtiger Punkt ist natürlich die Programmplanung. Dabei sind vor allem folgende Fragen interessant:

  1. Was passt zum Motto der Veranstaltung?
  2. Lassen sich prominente Entertainer oder Band einbinden und sind diese zeitlich verfügbar?
  3. Wie lässt sich ein spezielles Motto (z.B. Hafengeburtstag) entsprechend würdigen? (geschichtlicher Abriss in unterhaltsamer Art und Weise)
  4. Können Interessengruppen aus der Region eingebunden werden?

Das richtige Programm entscheidet über Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung. Darüber hinaus ist es natürlich auch sehr wichtig, den Event entsprechend bekannt zu machen. Hierzu können regional durchaus klassische Medien wie Zeitungen, Plakate und das Radio genutzt werden. Eine überregionale Zielgruppe lässt sich allerdings eher über neue Medien ansprechen:

  • Social-Media Kanäle wie Facebook oder Twitter nutzen
  • In passenden Online-Foren und auf Stadtportalen werben

Fazit

Gerade Hamburg kann mit sehr vielen Events aufwarten und sorgt immer wieder dafür, dass auch Publikum von außerhalb erscheint. Dies liegt zum einen natürlich an der schönen Hansestadt und ihrem Wert als touristische Attraktion. Zum anderen sorgen jedoch auch gut durchdachte und interessante Events dafür, dass die Menschen sich angesprochen fühlen.

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